Vi è mai capitato di provare quella spiacevole e pesante sensazione di pigrizia, inefficacia, inadeguatezza che solitamente accompagna la disorganizzazione e la scarsa capacità di strutturare le giornate in maniera funzionale?
Organizzare la propria agenda è una attività fondamentale per gestire al meglio impegni, scadenze, obiettivi e riuscire a sfruttare al meglio le nostre giornate, portando avanti sia le attività lavorative che quelle ricreative senza che qualcosa venga trascurato o addirittura eliminato dalla nostra vita.
Proprio per dare ad ogni attività il giusto peso e lo spazio adeguato, per non trovarsi in affanno o perdere tranquillità e occasioni, è importante trovare il metodo che permette di rendere la propria agenda efficiente, funzionale ed efficace.
Non è questione di tempo (tutti abbiamo a disposizione lo stesso numero di ore), è questione di come questa risorsa così preziosa viene gestita.
Ora vi racconto cosa faccio io da 27 anni a questa parte.
Ogni sera, prima di andare a dormire, faccio un elenco delle cose che dovrò fare l’indomani. Questo ha un beneficio immediato: fare ordine e chiarezza nella mia mente. E con la testa sgombra il sonno è più sereno.
Questa “To-do List” compilata in agenda si può declinare in:
-cose da fare;
-telefonate da pianificare;
-persone da incontrare.
Una volta scrivevo questa lista sulla carta, ora lo faccio attraverso il telefono ma il concetto di fondo è sempre lo stesso: mettere nero su bianco quello che è importante che io svolga, fa sì che io possa “spuntarlo” una volta eseguito. Questo gesto, oltre che soddisfacente dal punto di vista dell’efficacia personale, è anche utile per tenere sott’occhio il bilancio giornaliero delle attività.
Tutto quello che non riesco a portare a compimento in una giornata, lo sposto al giorno successivo.
Se mi capita di spostare più volte di seguito la stessa task senza portarla mai a termine, è il caso di rivederne l’importanza, e, a quel punto, eseguirla o eliminarla definitivamente dall’elenco.
Si può pensare anche alla creazione di un piano più ampio, ovvero, ad esempio, pensare prima a tutte le attività importanti da fare entro 30 giorni, successivamente scendere verticalmente su quelle da fare entro una settimana, e poi, in maniera ancora più dettagliata, quelle da svolgere entro la giornata corrente.
Un altro consiglio: per avere un quadro più completo possibile, inizia dallo scrivere tutto: appuntamenti, scadenze, cosa da fare, idee, progetti.
Quindi separa e organizza le cose da fare, assegnando per esempio ad ognuna un’etichetta come: urgente, importante o delegabile/procrastinabile.
A questo punto inizia ad agire cominciando a pianificare (un concetto importantissimo di cui mi occuperò settimana prossima) e quindi a disporre in agenda ogni cosa.
Nella giornata dovremmo cercare di bilanciare gli impegni per dare il giusto spazio alle contingenze, all’operatività, ma anche ai compiti strategici, alla progettazione e alla programmazione.
Il fine primo e ultimo dell’agenda è quello non solo di gestire il tempo, ma di permetterci di risparmiarne il più possibile per poterlo dedicare ad attività diverse dal lavoro, alla crescita personale per esempio.
Per questo è importante darsi delle regole, sempre poche, semplici e ben dettagliate. Un esempio possono essere quelle per negoziare date ed orari degli appuntamenti, che ci permettano di lasciare liberi per i compiti più importanti o impegnativi i momenti più produttivi della nostra giornata, come potrebbe essere la mattina.
Una cosa importante che forse avrai già capito: l’agenda non è uno strumento fisso, ma è in costante evoluzione, solo se si hanno chiare le priorità, la sua flessibilità ci permetterà di plasmarla a seconda delle esigenze.
Vi lascio con un ultimo suggerimento, mutuato dal libro di Brian Tracy “Eat that frog!”, letteralmente: “Mangia quella rana!”, che a sua volta prende spunto da una frase di Mark Twain: “Eat a live frog first thing in the morning, and nothing worse will happen to you the rest of the day!”, ovvero “Mangia una rana viva come prima cosa al mattino, e nulla di peggio potrà capitarti durante il resto della giornata!”.
Questo per spronarti ad affrontare e portare a termine per prima la task più ostica, impegnativa e antipatica, in modo che da lì in avanti l’esecuzione delle varie attività sia tutta in discesa…
Gianluca Spadoni
